Selayang Pandang SIMADU dalam RPP Project Leader KanKemenag Kab. Konawe

SELAYANG PANDANG SIMADU DALAM RPP

PROJECT LEADER KANKEMENAG KABUPATEN KONAWE *)

 Oleh : H. Ahmad Lita Rendelangi, S.Ag., M.Pd. *)

Gbr. Photo Dukungan Wakil Bupati Konawe (Kanan)
H. Ahmad Lita R. ( Reformer)

Bismillahirrahmanirrahim, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan rahmatNya, penulis dapat melaksanakan Rancangan Proyek Perubahan (RPP) dengan Tema “Optimalisasi Pelayanan Publik Pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe Melalui Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU)”, yang merupakan kewajiban project leader bagi seluruh peserta diklat tindak lanjut dari tugas tugas akhir Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan LIX pada Pusdiklat Tenaga Administrasi Badang Litbang dan Diklat Kementerian Agama Republik Indonesia (RI) Tahun 2019.

Pada kesempatan ini, penulis berkeinginan untuk mendokumentasikan secara tertulis apa yang menjadi semangat atau spirit dari RPP yang sedang dilaksanakan pada Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe dengan Judul “Selayang Pandang Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu yang disingkat SIMADU dalam RPP Project Leader Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe Provinsi Sulawesi Tenggara”.

Salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Kepemimpinan (Diklatpim) dalam rangka mewujudkan kompetensi Kepemimpinan, yaitu melalui kemampuan melaksanakan perubahan untuk berkolaborasi dengan stakeholders  dalam  memecahkan  permasalahan organisasi, serta dapat melakukan terobosan di unit organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi. Berdasarkan konsep dasar project leader ini penulis dalam jabatan sebagai Kepala Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kabupaten Konawe Provinsi Sulawesi Tenggara, saat ini sedang mengikuti kegiatan pembelajaran sebagai Peserta Diklatpim Tingkat III Angkatan LIX yang diselenggarakan oleh Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama RI Tahun 2019, sedang  melaksanakan aksi perubahan melalui RPP pada unit kerja Kantor Kemenag Kabupaten Konawe. RPP sebagai rencana aksi perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach dan mentor,  serta teamwork  yang ada di instansi/unit kerja Lingkup Kantor Kemenag Kab. Konawe mulai tahapan-tahapan kegiatan diantaranya : 1) Indentifikasi Unit Kerja Kantor Kemenag Kab.Konawe; 2) Mengkomunikasikan Permasalahan dengan Stakeholder pada Lingkup Kantor Kemenag Kabupaten Konawe; 3) Merancang Proyek Perubahan dan Membangun Tim pada Kantor Kemenag Kabupaten Konawe; 4) Menyajikan Hasil Rancangan Proyek Perubahan dalam Seminar Rancangan Proyek Perubahan; 5) Melaksanakan Proyek Perubahan Pada Kantor Kemenag Kabupaten Konawe; 6) Menyajikan Hasil Pelaksanaan dalam Seminar Laboratorium Kepemimpinan.

Kantor Kementerian Agama (KanKemenag) Kabupaten Konawe, beralamat di Jalan Inolobunggadue II No. 603, Kode Pos 93415, Puunaaha – Unaaha Kabupaten Konawe Provinsi Sulawesi Tenggara. KanKemenag Kabupaten Konawe sebagai Instansi pemerintah yang bertugas sebagai pengawal moral bangsa dan menata kehidupan umat beragama di Kabupaten Konawe dalam sistem kehidupan nasional, bertanggungjawab untuk melakukan penataan dan pembinaan secara berkesinambungan, demi terwujudnya kehidupan masyarakat yang damai, dinamis berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe mempunyai tugas membantu pemerintah dalam menyelenggarakan sebagian tugas pemerintah di bidang Agama dan Keagamaan pada warga masyarakat di Kabupaten Konawe. Selain tujuan pembangunan bidang agama dan keagamaan sebagaimana yang telah ditetapkan pada Rencana Strategi Kantor Kemenag Kabupaten Konawe, dalam menghadapi tugas-tugas pembangunan yang semakin kompleks. Kantor Kemenag Kabupaten Konawe beserta jajarannya diharapkan mampu menciptakan sesuatu yang mempunyai nilai tambah dalam mengisi tugas-tugas pembangunan disetiap lini.

Guna meningkatkan nilai tambah dari tugas dan fungsi Kantor Kemenag Kabupaten Konawe dalam melaksanakan pembangunan bidang agama dan keagamaan dimaksud  maka setiap lini harus mampu mendayagunakan seluruh aset atau kekuatan yang dimiliki untuk manangkap peluang yang ada dengan cara menggali potensi-potensi yang ada, menciptakan terobosan kegiatan strategis dan lintas sektoral dalam rangka mengembangkan dan mengambil manfaat melalui peningkatan koordinasi lintas sektoral, seluruh lini aparatur Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe harus mampu memanfaatkan peluang untuk mengisi pembangunan manusia yang berkelanjutan, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Kantor Kemenag Kabupaten Konawe sebagai instansi pemerintah, saat ini dalam semangat untuk melakukan perbaikan guna dapat menjadi salah satu intansi pemerintah yang dapat memberikan pelayanan publik secara lebih optimal, khususnya  pelayanan publik yang berbasis pada data dan informasi, mengingat data dan informasi adalah menjadi hal yang sangat penting dewasa ini. Semangat ini juga bagian dari upaya Kantor Kemenag Kabupaten Konawe agar dapat mengimplementasikan Lima Budaya Kerja Kementerian Agama RI dan Tiga Program Kementerian Agama yang saat ini sedang digalakan yaitu; 1) Moderasi Kehidupan Beragama, 2) Menjaga Kebersamaan Umat, dan 3) Integrasi Data.

Berdasarkan uraian di atas, sebagai salah satu peserta Diklat Pim III yang saat ini menjadi pimpinan pada unit kerja Kantor Kemenag Kabupaten Konawe yang diberikan tanggungjawab sebagai reformer, diharapkan mampu menciptakan terobosan dan inovasi dengan menghasilkan project leader yang nantinya dapat membawa iklim budaya kerja yang berkemajuan pada unit kerja Kantor Kemenag Kabupaten Konawe.

Sebagai reformer berasumsi bahwa sebuah kekuatan suatu organisasi akan sangat tergantung kepada data dan informasi atau pengetahuan yang dimilikinya, data dan informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organisasi. Data dan Informasi akan menjadi unsur kekuatan bagi suatu organisasi. Informasi akan menjamin kelangsungan hidup suatu organisasi. Untuk menguji kekuatan suatu data dan informasi seseorang dalam setiap satker unit kerja harus tahu bagaimana memanajemen data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengelola organisasi secara efektif.

Identifikasi atau diagnosa awal, bahwa kurang optimalnya pelayanan publik pada Instansi/Unit Kerja Lingkup Kantor Kemenag Kabupaten Konawe disebabkan oleh beberapa faktor,  inilah permasalahan menjadi fokus analisa dan kajian dalam Rancangan Proyek Perubahan sebagai pola baru yang akan dilaksanakan. Adapun indentifikasi awal faktor penyebab yang dimaksud adalah diantaranya: 

• Karena selama ini tidak didukung oleh Sistem Informasi Manajemen Data yang memadai. Kondisi ini berlanjut walaupun saat ini di setiap satker pada Lingkup Kantor Kemenag Kab. Konawe sarana dan prasarana pendukungsudah ada. 
• Belum adanya Sistem Informasi Manajemen Data untuk memanajemen ataupun mendokumentasikan data secara terpadu, dan mempublishnya menjadi sebuah informasi, sebagai upaya untuk memberikan pelayanan publik secara lebih optimal, dari setiap satker yang terpusat sebagai Bank Data dan Informasi pada Kantor Kemenag Kab. Konawe.
• Belum adanya tenaga kehumasan seperti operator/admin, atau yang lainnya untuk menjadi kontributor yang bertugas untuk mengolah data menjadi informasi yang bertanggungjawab untuk memberikan pelayanan publik secara terpadu pada Lingkup Kantor Kementerian Kabupaten Konawe. 

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka Rancangan Proyek Perubahan (RPP) sesuai dengan Judul Proyek Perubahan yang diangkat,  maka harapan hasil produk dari pelaksanaan RPP ini dapat di uraikan sebagai berikut :

a. Tersedianya Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi dengan Model Desain Pelayanan SIMADU, yang terpusat sebagai Bank Data dan Informasi yang bersumber dari Subbagian TU, Masing-masing Seksi, Semua Satker KUA dan Madrasah Pada Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe.

b.  Tersedianya Sumber Daya Manusia Khusus (SDM) yang bertugas sebagai operator/admin dibawah seksi kehumasan yang bertugas untuk menginput Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP Model Desain Pelayanan SIMADU, SDM khusus yang dimaksud,  diantaranya;  SDM Kehumasan Kantor, Tim Efektif SIMADU, Bawono sebagai Media Informasi Kantor kementerian Agama Kabupaten Konawe yang bertugas untuk mempublish Desain Pelayanan Model SIMADU secara online di Media Bawono Kemenag Konawe, seperti ; Website, Group WA, FB, Youtube, dan Instagram dalam rangka mengoptimalkan pelayanan publik.

c.  Sinkronisasi, Modifikasi dan Pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe dalam rangka dapat mewujudkan pelayanan publik yang lebih optimal, tertib, efektif dan efesien, terpadu dan terintegrasi.

Pada Rancangan Proyek Perubahan (RPP) ini dalam aksi perubahannya bertujuan terlaksananya Optimalisasi Pelayanan Publik Pada Kantor Kemenag Kabupaten Konawe Melalui Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU). Sehingga masyarakat (publik) mendapat akses pelayanan secara lebih maksimal, dan mempersingkat waktu serta pelayanan yang dilakukan secara terbuka dan transparan dan mudah diakses oleh masyarakat (publik), tidak terkecuali pula bagi pihak-pihak terkait di internal setiap satuan kerja (satker) pada lingkup Kantor Kemenag Kabupaten Konawe.

Dalam hal ini terdapat 3 (tiga) tahapan tujuan perubahan yang akan dicapai, yaitu Tujuan  jangka pendek (sampai batas waktu berakhirnya Diklat), Tujuan jangka menengah (1 tahun), serta Tujuan jangka panjang (lebih dari 1 tahun). Adapun Tujuan Perubahan yang dimaksud dari RPP  ini adalah :

1. Jangka Pendek

a.   Tersedianya Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi dengan SOP Model Desain Pelayanan SIMADU, yang terpusat sebagai Bank Data dan Informasi yang bersumber dari Subbagian TU, Masing-masing Seksi, Semua Satker KUA dan Madrasah Pada Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe.

b.    Tersedianya Sumber Daya Manusia Khusus (SDM) yang bertugas sebagai operator/admin dibawah seksi kehumasan yang bertugas untuk menginput Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP Model Desain Pelayanan SIMADU, SDM khusus yang dimaksud,  diantaranya;  Kehumasan, Tim Efektif SIMADU, Bawono sebagai Media Informasi Kantor kementerian Agama Kabupaten Konawe yang bertugas untuk mempublish Desain Pelayanan Model SIMADU secara online di Media Bawono Kemenag Konawe, seperti ; Website, Group WA, FB, Youtube, dan Instagram dalam rangka mengoptimalkan pelayanan publik.

2.   Jangka Menengah

Sinkronisasi, Modifikasi dan Pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe dalam rangka dapat mewujudkan pelayanan publik yang lebih optimal, tertib, efektif dan efesien, terpadu dan terintegrasi.

3.   Jangka Panjang

Perbaikan dan Peningkatan Sinkronisasi, Modifikasi dan Pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe dalam rangka dapat mewujudkan pelayanan publik yang lebih optimal, tertib, efektif dan efesien, terpadu dan terintegrasi.

Manfaat perubahan dalam mendukung upaya reformasi birokasi dan perbaikan kinerja serta kualitas pelayanan yang menjadi tanggung jawabInstansi/Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe Provinsi Sulawesi Tenggara. Adapun azas manfaat Proyek Perubahan, yang nantinya diharapkan dapat bermanfaat, diantaranya :

1.  Manfaat Internal

a. Tersedianya Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi dengan SOP Model Desain Pelayanan SIMADU, yang terpusat sebagai Bank Data dan Informasi, ini dapat menata dan merapikan setiap Data dan Informasi sesuai kebutuhan Form ADK Model Desain Pelayanan SIMADU bagi semua satker mulai dari Subbagian TU, Masing-masing Seksi, Semua Satker KUA dan Madrasah Pada Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe, yang nantinya turut mewujudkan optimalisasi pelayanan publik yang lebih tertib, efektif dan efesien.

b. Tersedianya Ruang Pelayanan dan Sumber Daya Manusia Khusus (SDM) yang bertugas sebagai operator/admin dibawah seksi kehumasan yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menginput Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP Model Desain Pelayanan SIMADU dapat memudahkan, mengoptimalkan, mengefesienkan dan mengefektifkan, dalam memberikan Pelayanan Publik yang lebih terpusat pada satu ruang pelayanan, baik pelayanan secara manual dalam Form ADK maupun secara online melalui Bawono sebagai Media Informasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe yang bertugas untuk mempublish Data dan Informasi sesuai Desain Pelayanan Model SIMADU.

c. Sinkronisasi, Modifikasi dan Pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe dapat mewujudkan pelayanan publik yang lebih optimal, tertib, efektif dan efesien, terpadu dan terintegrasi secara lebih baik berkesinambungan.

d. Menjaga dan meningkatkan Citra Kementerian Agama, tidak terkecuali Citra yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Publik.

2.   Manfaat Eksternal

Terlaksananya Pelayanan melalui SIMADU, dapat menyediakan Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi dengan SOP Model Desain Pelayanan SIMADU, yang terpusat sebagai Bank Data dan Informasi, dalam memberikan Pelayanan kepada Publik yang lebih terpusat pada satu ruang pelayanan, baik pelayanan secara manual dalam Form ADK maupun secara online melalui Bawono sebagai Media Informasi Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe yang bertugas untuk mempublish Data dan Informasi sesuai Desain Pelayanan Model SIMADU, serta dapat membantu masyarakat luas dalam mengakses tentang Data dan Informasi Kementerian Agama Kabupaten Konawe secara lebih cepat dan lebih mudah;

Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan pada Rancangan Proyek Perubahan (RPP) ini adalah  rumusan aksi perubahannya akan disesuaikan dengan rumusan tujuan yang telah diuraikan pada bagian sebelumnya. Secara garis besar, adapun ruang lingkup perubahan yang dimaksud adalah meliputi :

1.   Tahapan Jangka Pendek :

a.  Membentuk Tim efektif;

b.  Mendesain Model Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU);

c.  Menetapkan SOP Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU);

d. Penetapan SK Kepala Kantor Kemenag Kabupaten Konawe Tentang Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU);

e.  Implementasi Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU);

2.   Tahapan Jangka Menengah :

Bimtek Sistem Informasi Manajemen Data Terpadu (SIMADU) guna sinkronisasi, modifikasi dan pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe.

3.   Tahapan Jangka Panjang :

Sinkronisasi, modifikasi dan pengintegrasian Form Aplikasi Data Komputer (ADK) dan Informasi sesuai SOP dan Model Desain Pelayanan SIMADU sebagai Data Base dan Pusat Informasi pada Unit Kerja Lingkup Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe. Seperti; Kgiatan mensinkronisasi, memodifikasi dan pengintergasian Form ADK dan Informasi SIMADU, Mempersentasikan SIMADU, Menyiapkan Draf dan SOP SIMADU yang akan disinkronisasi, dimodifikasi dan dintegrasikan.

Sebagai ungkapan pada bagian akhir, sebagai reformer dalam Project Leader sangat menyadari untuk membuat perubahan ini tentu tidak mudah dan tentu banyak kendala yang akan dihadapi, seperti kurangnya kemampuan SDM dalam membiasakan pelayanan dan dalam penguasaan sistem informasi, prasarana yang kurang, dan lain sebagainya. Adapun fokus perubahan pada tahap ini adalah, melakukan perubahan pelayanan publik secara lebih optimal dengan sistem informasi manajemen data secara terpadu dan terintegrasi pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe Provinsi Sulawesi Tenggara. Penulis menyadari pula sepenuhnya bahwa di dalam menuangkan gagasan penulis dalam RPP kali ini, terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, penulis berharap adanya kritik dan saran demi perbaikan RPP ini di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa adanya upaya-upaya perbaikan dan saran yang sifatnya membangun. Wasana kata, sekiranya RPP yang sementara disusun dapat berguna dan membantu penulis ditempat penulis melaksanakan tugas pada Intansi/Unit Kerja Kantor Kementerian Agama Kabupaten Konawe nantinya.